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La gestione dei progetti finanziati non è solo una questione di contabilità, ma richiede capacità relazionali, organizzative e strategiche: in una parola, project management.
Quando un’impresa partecipa a un bando, spesso affida la gestione, l’attuazione e la rendicontazione al reparto amministrativo-contabile. Non per incompetenza, ma perché il lavoro richiesto da un progetto finanziato è radicalmente diverso: serve mettere in relazione attività e costi, soprattutto quelli del personale, e questo raramente è nelle corde di chi si occupa solo di contabilità. La gestione di un progetto finanziato richiede molto più che compilare moduli o archiviare fatture: servono competenze organizzative, relazionali e strategiche che non si trovano (solo) nei numeri.
Gestire un progetto finanziato significa molto più che assicurarsi che le spese siano ammissibili. Vuol dire costruire e mantenere un equilibrio dinamico tra attività operative, scadenze amministrative, relazioni con i partner e richieste dell’ente finanziatore. In questo contesto, le soft skill fanno la differenza. La comunicazione, ad esempio, non è un accessorio: è centrale. Serve chiarezza con i fornitori, spesso chiamati a produrre documenti e dichiarazioni che per loro rappresentano solo impegni burocratici, e serve trasparenza con l’ente erogatore, soprattutto quando emergono problemi in fase di attuazione o si rende necessaria una modifica rispetto al progetto approvato.
Altrettanto cruciale è il time management, inteso non solo come rispetto dei tempi, ma come monitoraggio continuo dello stato di avanzamento. È fondamentale che qualcuno tenga traccia delle scadenze di ciascuna fase progettuale e dei passaggi amministrativi intermedi che servono per arrivare pronti alla rendicontazione finale. In progetti con più partner, questa funzione diventa ancora più delicata: serve chi coordina, ricorda, sollecita e, soprattutto, conosce ogni aspetto del progetto – da quello tecnico a quello contabile. È questo mix di capacità relazionali, organizzative e di visione d’insieme che distingue un vero project manager da una semplice figura di supporto amministrativo.
Tra gli esempi virtuosi di gestione progettuale spicca MVP Factory, l’acceleratore promosso da Apply, StartupItalia!, Nana Bianca e Radix, finanziato dal Ministero della Cultura. Il progetto, rivolto alle imprese culturali e creative, si avvia alla conclusione con successo, in anticipo rispetto ai tempi previsti e con il pieno raggiungimento degli obiettivi. Nonostante alcune modifiche in itinere – gestite grazie a una solida governance e a un dialogo costante con l’ente finanziatore – MVP Factory dimostra che una buona progettazione e una gestione attenta, anche sul fronte relazionale, possono fare la differenza.
All’opposto, non mancano casi in cui la mancanza di consapevolezza sul funzionamento della finanza agevolata ha causato rallentamenti pesanti, se non veri e propri danni economici. È capitato di assistere a rendicontazioni svolte in modo sommario, che hanno generato lunghe catene di richieste di integrazione, oppure a progetti che, modificati più volte rispetto alla versione approvata, hanno richiesto istruttorie estenuanti. Oltre al tempo perso, il rischio più grave è concreto: l’impresa può non vedersi riconosciute come rimborsabili le spese già sostenute, andando incontro a uno squilibrio finanziario anche rilevante. Questo perché – e spesso lo si dimentica – i fondi pubblici non sono erogati automaticamente, ma solo dopo un lungo processo di verifica, che richiede attenzione, metodo e una gestione consapevole fin dal primo giorno.
Nel mondo dei progetti finanziati, contare i soldi è importante. Ma saperli usare bene, e raccontarlo nel modo giusto, lo è molto di più. Con una nuova stagione di bandi ormai alle porte – basti pensare ai numerosi avvisi attesi da Sardegna Ricerche tra la fine del 2025 e l’inizio del 2026 – le imprese farebbero bene a prepararsi. Preparate i vostri amministrativi, certo. Ma ancor di più, formate o scegliete con cura i vostri project manager: saranno loro a tenere in piedi il progetto, anche quando i conti tornano solo sulla carta.
Valentina Bellotti,
COO Cerbero Srl